Автоматизация учёта в непродовольственных магазинах

Общая задача автоматизации учёта в непродовольственных магазинах сводится к следующему:

  • организация быстрого обслуживания покупателей;
  • учёт денежных средств и товарных остатков;
  • автоматизация анализа товарных запасов;
  • подготовка данных для планирования пополнения запасов;
  • ведение базы поставщиков, сравнительный анализ цен поставщиков;
  • формирование базы покупателей, управление скидками и бонусами (управление лояльностью);
  • фиксация результатов работы сотрудников для премирования или депремирования;
  • формирование бухгалтерской отчётности.

В зависимости от сферы деятельности магазина применяются специфические параметры учёта, например:

Для магазина Одежды и обуви

  • учёт остатков и запасов в разрезе размеров, фасонов, материала изделий;
  • при заказе товара необходимо учитывать размерный ассортимент поставок каждого конкретного поставщика;
  • размерные линейки у разных производителей могут быть различными;
  • различные размерные линейки для взрослой/детской, мужской/женской одеждой и обувью.

Для ювелирных магазинов

  • учёт товаров в двух единицах: штуки и граммы;
  • учёт в разрезе дополнительных свойств: проба, размер, вставки (геммологическое описание), производитель и автоматическое формирование краткого и полного наименования товаров с использованием этих свойств;
  • механизм учета расположения ювелирных изделий, реализована возможность проведения инвентаризации по паллетам и ячейкам, получения данных о расположении товаров;
  • прием ювелирных изделий на комиссию от физических лиц с оформлением специфических для ювелирной торговли документов;
  • работа с залоговыми билетами, залоговыми операциями, проведение торгов;

Для магазинов автозапчастей

  • учёт взаимозаменяемости номенклатурных позиций, применяется для подбора аналогов запчастей не оригинального производства;
  • учет шин и дисков в разрезе дополнительных специфичных свойств;
  • учет принадлежности тех или иных запчастей к маркам автомобилей;
  • взаимодействие с автомобильными каталогами предоставляет возможность поиска деталей в базе данных каталога и импорта данных из каталога в номенклатурный справочник конфигурации;
  • управление клиентскими заказами и заказами поставщикам на запасные части.

Для книжных магазинов

  • учет печатных изданий с использованием их основных реквизитов: ISBN, номер по УДК, список авторов, издательство, периодичность и т. д.
  • учет периодических изданий. В соответствии с ГОСТ 7.4-95. «Издания. Выходные сведения» нумерация ведется в пределах года.
  • учёт морального устаревания товаров (книг, периодических изданий и пр.).
  • назначения оптовых и розничных скидок на устаревшие товары.
  • автоматизация работы с подписками. Данный механизм реализует возможность приема и выдачи подписок;
  • учет товаров в доставке. Предусмотрена работа через курьерскую службу доставки или почтой.
  • возможность печати основных почтовых бланков. Бланки заполняются на основании данных, внесенных в информационную базу.
  • анализ товаров, находящихся в доставке.

Для магазинов отделочных и строительных материалов

  • порулонный учет мерного товара с указанием первоначального размена рулона, бухты или куска, нормы для каждого мерного товара, возможность присвоения стутуса «остаток» в соответствии с нормой.
  • коэффициент пересчета количества товаров;
  • автоматическое создание характеристик мерного товара в момент приемки товара;
  • автоматическое присвоение уникального штрих-кода каждому рулону, бухте либо куску;

Для магазинов, салонов оптики

  • ведения учета в разрезе оптических характеристик линз, таких как: Sph, Cyl, Ax, Add, BC и т.д.
  • механизм, позволяющий сохранять в информационной базе биометрические характеристики зрения клиента. При помощи данного механизма можно производить диагностику зрения клиента до и после коррекции, выписывать рецепты на производство новых очков, производить подбор контактных линз, отражать жалобы клиента, фиксировать диагноз зрения. Посредством механизма можно отслеживать историю болезни индивидуально для каждого клиента;
  • интерфейсный инструмент, позволяющий упростить работу врача, производящего диагностику зрения клиента;
  • оформление заказа на производство новых очков, покупку контактных линз или прочих аксессуаров. Оплату по заказу клиент может производить частично и на любом этапе выполнения заказа;
  • механизм отражения процесса производства новых очков, который позволяет контролировать процесс производства и затрат при выполнении заказов.

Любые системы автоматизации отдельных розничных магазинов можно организовывать в торговые сети с централизованным управлением, таким образом реализуются следующие функциональные возможности управления:

  • Централизованное управление ценами во всех магазинах сети.
  • Контроль и управление товарными запасами в сети в целом.
  • Перераспределение товарных запасов между магазинами сети.
  • Организация единой для всей сети программы лояльности покупателей (накопительные дисконтные карты для всей сети).
  • Проведение единых для всей торговой сети маркетинговых акций (скидки, распродажи, подарки).
  • Поиск остатков необходимого товара по всем магазинам сети.
  • Сравнительные аналитические отчёты работы магазинов сети.

Физическое расположение магазинов, наличие каналов связи не играет важной роли для организации торговой сети. Обмен данными может быть организован в зависимости от технических возможностей:

Онлайн — когда магазины работают в единой локальной сети и в каждый момент времени имеют актуальную оперативную информацию.
Сеансный онлайн — когда два раза в смену производится обмен данными между магазинами по каналам связи, один раз в момент поступления товара и второй в момент снятия отчёта отдела.
Сеансный без каналов связи — когда файлы обмена данными передаются в магазин на носителе с периодичностью, определённой руководителем.

При организации сетевой работы магазинов владелец бизнеса имеет возможность существенно сократить свои затраты на подготовку товаров к продаже и обработку результатов при помощи следующих организационных мероприятий:

Организация единого склада приёмки и подготовки товаров, на котором при поступлении от поставщика товар проверяется, оформляются приходные документы в системе учёта и товар готовится к реализации в магазинах сети (назначаются цены, делается маркировка, фасовка и т.п.). Таким образом нет необходимости содержать в каждом магазине штат сотрудников, выполняющих эту работу. Снижается вероятность ошибок учета из-за человеческого фактора, должностные обязанности сотрудников магазина сужаются, соответственно снижаются требования к квалификации персонала магазина.

Организация единой бухгалтерии для всей сети существенно снижает затраты на контроль учёта в предприятии, организацию расчёта зарплаты и отчётности в фонды.

Единый отдел закупки для всех магазинов сети позволит не только сэкономить количество персонала, но и обеспечить единую ассортиментную политику в магазинах.

Нашими специалистами были построены системы учета в магазинах:

  • «Ренессанс», «Гараж»;
  • «Алмаз»;
  • «Мустанг»;
  • «Книгомир»;
  • «Офис клуб»;
  • «Умелые руки»;